音声ガイダンスの品質を上げたい
自動音声応答システム導入のメリット
どんな企業や団体にも問い合わせの電話はゼロではないはずです。応対スタッフの負担になる電話対応の一部を、IVR（自動音声応答システム）に切り替えるメリットについてまとめました。
電話取次の効率化
自動音声応答システム導入は、コールセンターや窓口担当者の業務の効率化を促進し、人件費の削減も実現できます。 自動音声応答システムによって、一次受付から細分化された専用受付に自動的に電話が割り振られれば、総合窓口の担当者や、コールセンターの総合受付部門にかかってくる電話の本数が減少。「あふれ呼（電話が集中して繋がらない状態）」の発生を防ぎます。
時間外の電話応対軽減
「働き方改革」推進の動きの中で、残業時間を減らすポイントとして「業務時間外の電話応対」がカギとなっています。自動音声応答システムを導入すれば、電話応対担当者の負担とコストを削減できるほか、業務時間外にかかってきた電話に、営業時間や休日など案内が可能なので、ビジネスチャンスを逃してしまうことを回避できます。 また、外部のコールセンターやヘルプデスクなどに誘導する仕組みを作っておけば、24時間365日の電話対応も可能になります。
迷惑電話対策
コールセンターのオペレーターや問い合わせ窓口担当者にとって心理的な負担となりうる、執拗なクレームや不快なメッセージなどの迷惑電話。自動音声応答システムを導入することで、オペレーターや担当者のモチベーションを損なうリスクを軽減できるだけなく、これら迷惑電話自体を防ぐことができるかもしれません。
自動音声応答システム導入のデメリット
電話をかけた人にとって、自動音声応答システムは「オペレーターにつながるのに時間がかかりすぎる」とうんざりさせてしまう可能性があります。導入する時には「オペレーターにつながるまで時間がかかります」という相手を配慮したメッセージを作成することを忘れないようにしてください。
こんな時に自動音声ガイダンスは便利
自動音声ガイダンスを有効に使えるシチュエーションをピックアップしました。
- コールセンターなどへの問い合わせ
- 総合窓口から各部署への案内
- 郵便物などの再配達受付
- 安否確認
- 留守番電話
- アンケート
- 入金などの督促
- 災害情報の発信
音声合成ソフトを活用した音声ガイダンスを
現在の音声合成ソフトはテキストを入力すると、その内容を簡単に音声ファイルに変換することができます。頻繁に更新する必要がある季節のお知らせにも対応可能です。さまざまなシチュエーションに応じた自然な音声を作成・簡単編集できるので、自動音声ガイダンスを作成する時に、合成音声ソフトの導入を検討するとよいでしょう。
本サイトでは音声ガイダンスの品質を上げたいというお悩みを解決しうる「音声合成ソフト」のおすすめを、ニーズ別に紹介しています。
目的に合うソフトがあるか、ぜひ下記3選をご確認ください。
